De la recepción al teletrabajo: secretarias y asistentes también trabajan de manera remota

En Chile, pensar en una recepción atendida a distancia puede sonar algo extraño o complicado; pero este tipo prácticas es una práctica es muy común en países norteamericanos y europeos. En este artículo te contaremos de que se trata, cuáles son sus ventajes, sus dificultades y qué habilidades deben tener las secretarias y asistentes para llevar a cabo este rol de manera exitosa.

El rol de las secretarias y asistentes en tiempos de teletrabajo

En la contingencia actual por el coronavirus, el home office se convirtió en la única opción para muchas empresas. A partir de esto, los cargos de recepción/asistencia también tuvieron que adaptarse y, gracias a los avances de la tecnología, es posible cumplir esas labores de manera virtual. Derivar contactos desde las centrales telefónicas al celular, agendar reuniones por videoconferencia o planificar otros espacios virtuales, son algunas de las nuevas tareas típicas de las y los recepcionistas en home office.

Otras actividades típicas que también pueden realizarse desde casa son el manejo de agenda y calendario, la gestión de correos electrónicos y mensajerías, la coordinación de webinars de gerentes, el apoyo en traducciones, la gestión y coordinación con clientes internos, la atención clientes externos y el contacto con proveedores.  Sigue siendo un rol de vital importancia, ya que, debido a sus habilidades y capacidad de manejo de conflictos, les permite enfrentar estas situaciones complejas, trasmitiendo calma, tranquilidad y entregando generalmente la solución a los otros.

Esta nueva modalidad de trabajo permite generar una nueva experiencia laboral, lo que refleja un desarrollo profesional. El cual confiere autonomía, autogestión al momento de trabajar, promueve la adquisición de nuevas habilidades y supone una oportunidad para revalidar capacidades frente a otros.

El proceso de reinvención de las secretarias y asistentes en tiempos de teletrabajo

Por supuesto, este proceso de reinvención no solo se queda en lo práctico. También ha permitido que las secretarias y asistentes participen más en el negocio, teniendo un contacto más cercano con las personas para compensar la falta de contacto presencial. 

Los principales desafíos han sido la capacidad de mantener la estructura y rutina laboral, así como poder sostener la concentración dentro de un contexto que no es el habitual, dónde hay muchas variables que favorecen la distracción. Sin embargo, cuando la secretaria o el asistente logra salir con éxito de esto, es porque ha logrado desarrollar habilidades como la organización, el orden y estructura, capacidad de adaptación y la flexibilidad.

Es importante acotar que este no ha sido un reto único de las secretarias o asistentes, sino que en las últimas semanas ha representado un desafío holístico para todas las compañías.  

Habilidades necesarias para secretarias y asistentes en tiempos de teletrabajo

Con base en lo mencionado, desde Page Personnel, recomendamos que las secretarias y asistentes que estén en búsqueda de desarrollar un perfil más competente para el teletrabajo deben enfocarse en aspectos como:

• Trabajo en equipo: el teletrabajo es también una nueva oportunidad para dar soporte en otro tipo de áreas, permitiendo a la secretaria desarrollarse horizontalmente al dar soporte en áreas que anteriormente no era común, pero que el día a día en la oficina hacía difícil que se concretara, bajo este contexto, es una oportunidad para desarrollarlo
• Compromiso con la tarea y la organización: Lo importante en el home office es poder organizar el día /semana sin dejar de lado la vida personal, complementando con las tareas de la casa. En algunos casos, ha sido efectivo comenzar el día con una reunión con jefatura donde puedan alinearse con los requerimientos y necesidades a desarrollar durante el día, creando un checklist de las tareas en las que puedas asistir y dar soporte, donde puedan identificar lo importante y lo urgente a desarrollar.
• Proactividad para poder reinventarse: en situaciones de trabajo remoto, es importante mantenerse relevante. Al final del día, es útil hacer un reporte de lo que era importante/urgente, ver que se logró, que cosas surgieron durante el día y que quedó pendiente, con el fin de reflejar el trabajo que en oficina se ve y que en la casa puede pasar desapercibido ya que trabajamos solos. Asimismo, proponer iniciativas que mejoren la productividad y aceleran procesos, también está muy bien visto.
• Comunicación clara: ya que es una habilidad clave que debe estar presente para poder ejercer un teletrabajo exitoso. Si en el contexto de la oficina comunicarse de manera correcta es importante, desde casa esto tiene el doble de relevancia.
• Balance personal: al mediodía, está bien tomar break para almuerzo, donde almorzar en familia, desconectarse un momento y recargar energías para luego volver a tu escritorio con energía y totalmente enfocada. Es importante no extenderse más allá de la hora laboral, ya que puede ocurrir que por trabajar estando en casa cueste desconectarse, por lo que poner horarios es vital.

Con esto aumentamos las funciones administrativas y demostramos que un perfil de secretaria hoy cumple un rol 360 que puede involucrarse en todo el negocio y que tiene un gran potencial para toda organización.